ミーティング前に準備をしっかり行う

ミーティングに参加する人を明確に

ミーティングに参加する人に対して、後からあの人のこの人も…となると、それだけで時間がかかってしまいます。でも事前に人数を明確にして、なぜこの人にも参加してもらう必要があるのかを、しっかり考える必要があるでしょう。

これらをちゃんと分かっていれば、自然に内容の濃いミーティングを行えるのです。内容を把握している人が揃うミーティングなら、無駄な時間になることは無いでしょう。

実際に参加する人には、なぜこのミーティングに参加をしてもらうのかを説明しておくと良いですね。そうすれば「なぜ自分は呼ばれたの?」という問いに、ミーティング中に答えなければいけない時間を短縮できるからです。

ミーティングの内容について

参加者には、事前にどのような目的のミーティングかを伝えておくようにしましょう。詳しいレジュメは、ミーティングの時に渡しても良いですが、先に渡して目を通しておいてもらうのもひとつの方法です。

内容をある程度把握しておいてもらえば、話もスムーズに進められますよね。でも忙しくて渡されても読む時間が無い人もいます。こういう人のために、少し早目に用意をしておいた方が良いでしょう。

早目に用意すれば、時間を見つけて読んでくれるはずです。自分だけがミーティングの内容をちゃんと知らなった場合、後で自分自身が困るわけですから「先に理解しておこう」という気持ちにさせるのが必要なのです。

時間を厳守する

遅刻厳禁と伝える

社内のミーティングだからいいだろうと思い、ミーティングのたびに遅刻してくるような人には、事前にしっかりと時間を伝えて、遅刻厳禁であると理解してもらうのが大切に。

相手が自分よりも先輩だと言いにくい場合もあるかもしれませんが、遅刻してくる人がいると、一度説明をした内容をまた説明したりして、ミーティングが長引く可能性が出てしまいます。

全員揃ってから始めようと言う人がいたとしたら、その分スタートが遅れてしまうでしょう。結果として、ミーティングの時間はどんどん長くなってしまうのです。

「どうしても他の仕事で遅れる場合は、出来るだけ早くお知らせください」と伝えて、時間厳守のミーティングを行うようにしましょう。

終わる時間を決める

ミーティングが長引く理由のひとつに「終了時間を最初に決めていない」というものがあります。つまりは最初に終了時間を決めておけば、その時間を目指してミーティングを行うことが出来ますよね。

かといって、長い時間を取りすぎると間延びしたようなミーティングになってしまいます。「この内容でいけば30分」のように最初に決めておく必要があるでしょう。

ミーティングの時間については、長ければ長いほど集中力が持たないため、ダラダラと長引いてしまう可能性があるのです。

でも先に終了時間を決めておけば、出来るだけ皆でその時間までに終わるように、話が脱線しそうになった時には、ちゃんと戻すように協力出来るでしょう。

ミーティングの時間は参加者次第で変えられる

ミーティングの時間は、参加者の気持ちの持ち方で短縮可能です。長引くほど他の仕事に影響して帰る時間が遅くなると思うと、出来るだけミーティングの時間を短縮する必要があると皆が理解するでしょう。

でも短縮したからといって、内容の薄いミーティングにならないように、事前にミーティングの流れをしっかりと考えておいて、実践することが大切です。

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