伝えたい内容を明確に

必要以上に内容を盛り込まない

電話とは違いお互いのタイミングを合わせなくともやり取りができることがメールの最大の魅力ですが、内容を盛り込みすぎて長文にならないよう気をつけましょう。

長文の目安ですが、画面をスクロールしないと読みきれない程の文章は長文と心得て間違いないでしょう。一目で結論が分かりにくいため、相手が多忙の場合内容の確認が後回しになりがちです。

せっかく時間をかけて作成したメールでも、長文すぎて確認が後回しにされるようでは意味がありません。ポイントを絞った上で、数字や■○などの箇条書きや【】()「」などの括弧つき見出しを活用し、一目で内容が分かる文章を心がけましょう。

どうしても長文になってしまう場合、「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」など一言書き加える必要があります。

5W2Hを意識する

When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰に)、What(何を)、How(どのように)、Why(なぜ)、How much(いくら)を明確にしましょう。ポイントが分からないままメールを書き始めてしまうと、ダラダラした文章になりやすく、読む側にも時間を取られがちです。

5W2Hを全て明確にする必要はありませんが、メールのポイントを押さえることによって文章の構成がグッと考えやすくなります。

新規で作成するメールの場合、タイトルに結論を書いてしまうのもいいでしょう。メールを受信したタイミングで、ざっくりとした内容が頭に入るため本文も読みやすくなります。

時短のための工夫を心がける

ショートカットや定型文を活用する

メールの作成に時間を取られる要因の一つに、同じ文章を毎回のように手打ちで作成していることが挙げられます。普段同じような文章を作成している場合、作成した文章を別途テンプレートや署名として保存してしまいましょう。

メールの設定をわざわざ変える必要はありません。Wordやメモ帳などでコピー&貼り付けして使えるようなファイルをデスクトップに作成しておくと便利でしょう。

ctrlキーを用いたショートカットキーや、TABキーの使い方も併せて覚えておくと、マウスを使わずキーボード操作だけでメールの作成から送信までを完結できるため、作業の時短に繋がります。

メールの作成にかかる時間を把握する

たかがメールの作成とはいえ、ダラダラと書き進めていては他の仕事に支障が出てしまいます。目標タイムを設定し、時間内に送信してしまうことを心がけましょう。時間の制限を設けることで集中力もグッと上がります。


また、メールの送信に限らず作業に一区切りがついたら一度席を外しましょう。トイレに行ったりコーヒーブレイクを取ったり軽いストレッチをすることで、身体がリセットされ次の作業への切り替えにつながります。

当たり前の作業を確実に短時間で行う工夫が必要

伝わるメールを短時間で作成するテクニックとして「内容のポイントを明確にすること」「読みやすい文章を作成すること」「時短テクニックを活用すること」「精神的なリミットを把握すること」を説明しました。

決められた作業をパターン化し、ポイントを絞ることがメールに限らず仕事を効率よく進めるコツです。メールを送信する際は、内容と宛先に間違いがないことを再度確認しましょう。

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