ファイル内容や作成時期、把握できますか?

作成ファイルの命名ルールを作る

ファイルを保存する際、とりあえず「Book1」「新規ファイル」などの名前で保存していませんか?作成当時はよくても、1ヶ月後に見返しても内容や作成日時が思い出せるように、保存ファイル名は明確なものにしましょう。また、同様のファイルをWindowsのエクスプローラーやMacのFinderの同じフォルダ内に保存することを考えると、ファイル名に一定のルールを設定した方が見た目も美しく保管できます。

案件名やファイルの種類、作成日時、内容など、見出し要素を吟味した上で、一目で分かるような命名ルールを考えてみましょう。ファイル名だけでは把握しきれない場合、タグ付けなどを活用するのも一つの方法です。

また、作成したファイルに大きな内容変更があった場合、必ず別名で保存しましょう。その場合、変更した日時や変更内容をファイル名に折り込めると尚わかりやすいと思います。

フォルダの数は多すぎず少なすぎず

作成したファイルをフォルダごとに分類して保管されている人も多いことでしょう。ファイルの分類にも一定のルールを設定すると無難です。一つのフォルダ内に大量のファイルが乱立しているのは論外ですが、マトリョーシカのごとく分類されても探しやすいとは言えません。分類の優先順位を考えながら、どこに何があるのか分かりやすい環境づくりに努めましょう。

また、フォルダ名には連番を振っておくと並び替えがしやすく、見た目にも分かりやすくなります。ファイル名の頭文字が漢字で作成された場合、デフォルトの並び順ルールが大変わかりにくいので、可能な限り連番で管理していくといいでしょう。

そのファイル、今でも必要ですか?

期限切れのファイルはPCから削除する

「過去の資料として必要かもしれない」と思っている資料でも、5年以上前の資料を大切にとっておく必要性は高くありません。特にOffice系ソフトで作成されたファイルの場合、レイアウトの崩れなどの問題が懸念されます。

ファイルの保管期限を設定し、期限の過ぎたものはPCから削除してしまいましょう。もちろん、削除する前に外部HDDやCDなどの記録媒体、クラウドストレージサービスなどへバックアップを保存することも忘れずに。

また、比較的新しいファイルでもメモ書きなどで「とりあえず」作成したファイルは後々不必要になることがあります。一つの案件や仕事が片付いたら、そのような不要ファイルが残っていないか確認するよう心がけましょう。

どこにどのファイルが保管されているのか把握できますか?

ファイル管理ができない人の特徴の一つに「どこに何を保存したのか思い出せない」という人がいます。今現在担当している仕事のファイルはデスクトップ、それ以外のファイルはユーザーフォルダやCドライブというように、保管先にもルールを設定しましょう。

ほとんどのアプリケーションやソフトでは、ファイルの保存先の初期設定を変更できます。とりあえず「マイドキュメント」などへ保存して後からファイル探しに明け暮れてしまう場合、ソフトの「オプション」→「保存」から「規定の保存先の変更」を行いましょう。

また、ファイルを保存する際に右クリックで保存用のフォルダの作成や不要なファイルの削除や名前変更を行うことは基本的に可能です。ファイルを作ってからPCの整理をするのではなく、ファイルの作成とPCの管理を同時進行で行えるように工夫しましょう。

PCは自分だけの図書館だと心得よ

学校や地域の図書館では、膨大な量の蔵書を発行年やジャンル、作者名などで細かく見出しを作り、本棚に分けて保存しています。また、最近のほとんどの図書館用の書籍には表紙に特殊なコーティングを施してあります。参考書や小説など、綺麗な蔵書がすっきりと整理されていると気持ちいいですよね。

仕事で使用するPCについても、内容がすっきりとまとめられた資料を、時間が経っても探しやすいように整理することを心がけましょう。一目おかれるキャリアウーマンに近づけますよ。

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